Espesyalista sa Pamamahala ng Dokumento

Icon
Icon ng Clipboard
Mga kaugnay na tungkulin: Tagapamahala ng Rekord ng Negosyo, Sertipikadong Arkitekto ng Pag-imahe ng Dokumento, Tagapamahala ng Kontrol ng Dokumento, Konsultant sa Pamamahala ng Dokumento, Konsultant ng ECM (Konsultant sa Pamamahala ng Nilalaman ng Enterprise), Tagapamahala ng Elektronikong Nilalaman, Analyst ng mga Sistema ng Rekord, Konsultant sa Pamamahala ng mga Rekord at Impormasyon (Konsultant ng RIM), Espesyalista sa Pamamahala ng mga Rekord at Impormasyon (Espesyalista ng RIM), Tagapamahala ng mga Rekord, Tagapamahala ng File at Dokumento
Ang Organizer
Edukasyon
Pamahalaan, Non-Profit at Serbisyong Pampubliko
Legal
Iba pang Propesyonal na Serbisyo
Spotlights Facts Education Landing the Job Newsfeed

Mga spotlight

Mga Katulad na Pamagat

Tagapamahala ng mga Rekord ng Negosyo, Sertipikadong Arkitekto ng Pag-imahe ng Dokumento, Tagapamahala ng Kontrol ng Dokumento, Konsultant sa Pamamahala ng Dokumento, Konsultant ng ECM (Konsultant sa Pamamahala ng Nilalaman ng Enterprise), Tagapamahala ng Elektronikong Nilalaman, Analyst ng mga Sistema ng Rekord, Konsultant sa Pamamahala ng mga Rekord at Impormasyon (Konsultant ng RIM), Espesyalista sa Pamamahala ng mga Rekord at Impormasyon (Espesyalista ng RIM), Tagapamahala ng mga Rekord, Tagapamahala ng File at Dokumento

Deskripsyon ng trabaho

Anuman ang misyon nito, bawat organisasyon ay may isang bagay na pagkakatulad —mga dokumento!

Mula sa paggawa hanggang sa pagkumpleto, ang mga dokumento ay may lifecycle na dapat pamahalaan upang hindi ito mawala, ma-mishandle, o magkahalo. Ngunit dahil sa napakaraming tao na bumubuo, nagruruta, at humahawak ng mga dokumento, madaling mawala ang track. Kaya naman kumukuha ang mga organisasyon ng mga Document Management Specialist para asikasuhin ang mga bagay-bagay!

Ang mga espesyalistang ito ay nagtatatag ng mahusay at organisadong mga daloy ng trabaho upang ang mga pisikal at elektronikong dokumento ay maayos na maikategorya, masubaybayan, at mapangalagaan. Tumutulong din sila sa pag-format at pag-edit ng mga dokumento, pagsasama-sama ng iba't ibang dokumento sa mga packet, at pagpapadala ng mga ito sa mga indibidwal o departamento para sa pagsusuri at mga komento. Ang mga sensitibong dokumento ay maaaring lagyan ng petsa at oras habang iniikot ang mga ito, upang matiyak na mayroong magagamit na bakas ng audit trail na maaaring masubaybayan.

Kapag natapos na ang lahat ng aksyon, ang mga dokumento ay ituturing na "mga rekord" at hindi na maaaring baguhin pa. Ang mga rekord na ito ay inihahain alinsunod sa mga patakaran sa pamamahala ng mga rekord ng organisasyon. 

Mga Aspektong Nagpapahalaga sa Karera
  • Pagtiyak na ang mga dokumento ay pinamamahalaan nang epektibo
  • Pagsuporta sa gulugod ng operasyon ng organisasyong nag-eempleyo
  • Mga pagkakataong magtrabaho sa malawak na hanay ng mga industriya
Pamagat
2022 Pagtatrabaho
19,287
2032 Inaasahang Trabaho
23,100
Ang Inside Scoop
Mga Pananagutan sa Trabaho

Oras ng trabaho

  • Ang mga Espesyalista sa Pamamahala ng Dokumento ay karaniwang nagtatrabaho nang full-time, na may paminsan-minsang kinakailangang overtime.

Mga Karaniwang Tungkulin

  • Bumuo ng mga pamamaraan para sa pamamahala ng lifecycle ng dokumento
  • Gumawa ng mga taksonomiya ng klasipikasyon ng dokumento. Uriin ang mga dokumento ayon sa kanilang mga katangian
  • Ipatupad ang pamamahala ng metadata para sa madaling pagkuha ng dokumento
  • I-customize ang mga feature at workflow ng document management system
  • Tiyaking maisasama ang mga sistema ng dokumento sa iba pang software ng organisasyon
  • Gumamit ng teknolohiya sa pagkuha ng datos para sa pag-angkat ng dokumento
  • I-convert ang mga pisikal na dokumento patungo sa mga digital, na tinitiyak ang katumpakan at kakayahang maghanap
  • Suriin ang mga pangangailangan sa pamamahala ng dokumento ng mga departamento o mga end user
  • Sanayin ang mga kawani sa epektibong pamamahala ng dokumento, na binibigyang-diin ang mga kasanayan sa seguridad
  • Tiyaking ligtas ang mga sistema ng pamamahala ng dokumento ngunit naa-access ito ng mga nangangailangan at may pahintulot na ma-access ang mga ito
  • Subaybayan ang pag-access at mga pahintulot sa dokumento. Panatilihin ang pagiging kumpidensyal at privacy
  • Ipatupad ang mga hakbang sa pagkontrol ng bersyon kung ang mga dokumento ay regular na binabago
  • Iruta ang mga dokumento para sa pagsusuri at mga komento
  • I-format at i-edit ang mga dokumento, kung hiniling
  • Magtipon ng mga dokumentong kailangang pagsama-samahin, tulad ng mga kontrata na may mga addendum o mga form
  • Kinakailangan ang mga audit trail para sa mga sensitibong dokumentong iniruruta


Karagdagang Pananagutan

  • Subaybayan ang pagsunod sa mga regulasyon sa pamamahala ng dokumento
  • Suriin ang mga dokumentong nasa loob at labas ng imbakan
  • Manatiling updated sa mga teknolohiya sa pamamahala at mga pinakamahusay na kasanayan
  • Makipagtulungan sa mga tagapamahala ng rekord upang mapanatili, mai-archive, at maitapon ang mga dokumento
  • Gumawa ng mga plano para sa pagbangon mula sa sakuna para sa mga sistema ng dokumento
  • Suriin ang pagganap ng sistema upang magrekomenda ng mga pagpapahusay
  • I-coordinate ang mga paglilipat ng dokumento habang nag-a-upgrade ng system
  • Magsagawa ng mga audit upang mapanatili ang integridad, at tugunan ang mga pagkakaiba
  • Suportahan ang mga user na may mga isyu sa pag-access sa elektronikong nilalaman
  • Gumawa ng mga manwal ng gumagamit at mga materyales sa pagsasanay 
Mga Kasanayang Kailangan sa Trabaho

Soft Skills

  • Pansin sa detalye
  • Pagiging kompidensyal
  • Koordinasyon
  • Kritikal na pag-iisip
  • Serbisyo sa customer
  • Sipag
  • Pagsasarili
  • Mga kasanayan sa interpersonal at komunikasyon
  • Pagsubaybay
  • Pagtugon sa suliranin
  • Pagtutulungan ng magkakasama


Teknikal na kasanayan

  • Kahusayan sa software sa pamamahala ng dokumento (hal., SharePoint , OpenText Documentum )
  • Kaalaman sa mga teknolohiya ng pag-scan
  • Karanasan sa mga Sistema ng Pamamahala ng Nilalaman , metadata, at mga sistema ng klasipikasyon
  • Pamilyar sa mga kasanayan sa pagkontrol ng bersyon
  • Mga kasanayan sa pagpasok ng datos, pagkuha ng datos, pamamahala ng database, at pagtatanong
  • Pag-unawa sa automation at customization ng workflow
  • Kakayahan sa seguridad ng impormasyon at mga kasanayan sa privacy ng data
  • Kakayahang magsagawa ng mga pag-audit ng sistema at mga pagsusuri sa pagsunod
  • Kahusayan sa mga tool sa pag-eedit at pag-format ng dokumento (hal., Adobe Acrobat , Microsoft Office Suite )
  • Mga pangunahing kasanayan sa pag-troubleshoot ng IT at teknikal na suporta
  • Depende sa organisasyon at posisyon, maaaring kailanganin din nila ng mga kasanayang may kaugnayan sa klinikal na dokumentasyon, HIPAA , mga dokumento sa konstruksyon, mga legal na dokumento, Mabuting Pamamaraan sa Paggawa , atbp.
Iba't ibang Uri ng Organisasyon
  • Mga archive at library
  • Mga paaralan, kolehiyo, unibersidad, institusyon ng pananaliksik, atbp.
  • Mga kumpanya ng engineering
  • Mga institusyong pinansyal
  • Mga ahensya ng gobyerno
  • Mga organisasyon sa pangangalagang pangkalusugan
  • Mga kompanya ng batas at mga kompanya ng pagkonsulta
  • Mga nonprofit
  • Mga pribado at pampublikong kumpanya, kabilang ang mga retailer, parmasyutiko, at mga kumpanya ng teknolohiya
  • Mga tagapaglathala at mga ahensya ng balita
Mga Inaasahan at Sakripisyo

Ang mga Espesyalista sa Pamamahala ng Dokumento ay nakikipagtulungan sa lahat ng departamento sa loob ng kanilang organisasyon at dapat makipagtulungan sa pagtatatag at pagpapasadya ng mga daloy ng trabaho na angkop sa mga pangangailangan ng lahat.

Hindi lang sila humahawak ng mga hard-copy na dokumento; responsable rin sila sa mga elektronikong dokumento. Dahil dito, dapat nilang maging dalubhasa sa software sa pamamahala ng dokumento at ipatupad ang mga protocol sa privacy at seguridad ng datos upang maiwasan ang hindi awtorisadong pagsisiwalat.

Nangangailangan ito ng pananatiling updated sa pinakabagong software, mga teknolohiya sa pag-scan, at mga pamamaraan ng digital preservation. Maaaring kailanganin nilang mag-troubleshoot ng mga sistema, magsagawa ng mga compliance audit, at magpatupad ng mga estratehiya sa disaster recovery upang protektahan ang data ng organisasyon. 

Mga Kasalukuyang Uso

Ang mga solusyong nakabatay sa cloud ay nagiging nangingibabaw sa pamamahala ng dokumento, salamat sa malayuang pag-access, seguridad, at kakayahang sumukat na ibinibigay ng mga ito. Sinusuportahan din ng cloud storage ang collaborative, real-time na pagbabahagi at pag-edit ng dokumento.

Ang artificial intelligence at machine learning ay nag-aautomat ng ilang partikular na gawain na may kaugnayan sa dokumento, tulad ng pagpasok ng datos, pag-uuri, at pagkuha ng impormasyon. Nakakatulong pa nga ang mga ito upang mapabuti ang seguridad, pagsunod, at mga functionality sa paghahanap.

Ang pagpapanatili ay lalong nagiging mahalaga, kaya naman ang mga organisasyon ay gumagamit ng mga digital na sistema upang mabawasan ang paggamit ng papel at mga pangangailangan sa pag-iimbak, na binabawasan ang epekto nito sa kapaligiran. Binabawasan din ng mga elektronikong lagda at mga digital na resibo ang pagdepende sa papel!

Anong uri ng mga bagay ang kinagigiliwang gawin ng mga tao sa karerang ito noong bata pa sila...

Ang mga Espesyalista sa Pamamahala ng Dokumento ay may posibilidad na maging organisado, analitikal, at mahusay. Noong kanilang mga kabataan, maaaring sila ay malinis, nasisiyahan sa pagbabasa, o paglalaro ng mga laro na nangangailangan ng kritikal na pag-iisip. Maaaring komportable rin sila sa kanilang sarili habang nakikilahok sila sa mga aktibidad ng grupo. 

Kailangan ang Edukasyon at Pagsasanay
  • Halos kalahati ng mga manggagawa sa larangang ito ay may bachelor's degree, habang ang ilan ay nagsisimula sa isang associate's degree.
  • Kabilang sa mga karaniwang major ang negosyo, Ingles, Agham Pang-aklatan, Pamamahala ng Impormasyon, Teknolohiya ng Impormasyon, at Mga Sistema ng Impormasyon sa Kompyuter
  • Ang mga Espesyalista sa Pamamahala ng Dokumento ay tumatanggap din ng karagdagang pagsasanay sa trabaho
  • Kasama sa mga opsyonal na sertipikasyon ang:
  1. American Academy of Professional Coders - Sertipikadong Eksperto sa Dokumentasyon para sa Outpatient
  2. Asosasyon ng Pamamahala ng Impormasyon sa Kalusugan ng Amerika - Sertipikadong Practitioner ng Integridad ng Dokumentasyon
  3. Asosasyon para sa Integridad ng Dokumentasyon sa Pangangalagang Pangkalusugan - Sertipikadong Espesyalista sa Dokumentasyon sa Pangangalagang Pangkalusugan
  4. Samahan ng mga Espesyalista sa Pagpapabuti ng Klinikal na Dokumentasyon - 

                      • Sertipikadong Klinikal na Espesyalista sa Dokumentasyon

                      • Pag-aaprentis ng ACDIS CDI

Mga bagay na hahanapin sa isang unibersidad
  • Maghanap ng mga programang nakatuon sa teknolohiya ng impormasyon, mga sistema ng pamamahala ng dokumento, at pamamahala ng mga rekord.
  • Isaalang-alang ang gastos ng programa at ang pagkakaroon ng tulong pinansyal o mga scholarship .
  • Maging maingat sa tuition at bayarin sa loob ng estado kumpara sa labas ng estado.
  • Suriin ang mga istatistika ng programa tungkol sa mga rate ng trabaho para sa mga nagtapos.
  • Tingnan kung mayroon silang anumang koneksyon sa mga lokal na employer na maaaring kumuha ng mga bagong graduate.
Mga dapat gawin sa High School at College
  • Tumutok sa mga kurso sa agham pangkompyuter, teknolohiya ng impormasyon, at mga klase sa administrasyong pangnegosyo
  • Maghanda para sa kolehiyo sa pamamagitan ng pagkuha ng mga kaugnay na klase sa Advanced Placement
  • Maghanap ng mga internship o part-time na trabaho na may kaugnayan sa pag-file, administratibong tulong, pagkontrol ng dokumento, at pamamahala ng mga rekord. Ang mga kaugnay na posisyon ay maaaring kabilang ang:
  1. Kawani ng Dokumento
  2. Administrative Assistant
  3. Tagapamahala ng mga Tala
  4. Tekniko ng Aklatan
  5. Legal na sekretarya
  6. Tagapamahala ng mga Sistema ng Impormasyon
  • Sumali sa mga technology o business club para mapahusay ang iyong kaalaman at magkaroon ng network sa mga propesyonal
  • Mag-enroll sa ilang kursong walang degree sa Udemy , Coursera , o LinkedIn Learning na may kaugnayan sa mga sistema at tool sa pamamahala ng dokumento o nilalaman
  • Magboluntaryong gumawa ng mga gawain sa pamamahala ng dokumento sa inyong paaralan
  • Panatilihin ang isang talaan ng iyong mga tagumpay, proyekto, at kasanayan para sa iyong resume
  • Panatilihing malinis ang iyong rekord kung sakaling kailanganin mong sumailalim sa background check para makakuha ng security clearance
  • Panatilihin ang isang propesyonal na digital footprint sa social media
  • Magpasya kung sino ang gusto mong maging reperensya. Hingin ang kanilang pahintulot na ibigay ang kanilang impormasyon sa pakikipag-ugnayan.
Karaniwang Roadmap
Roadmap ng Dalubhasa sa Pamamahala ng Dokumento
Paano makukuha ang iyong unang trabaho
  • Bisitahin ang career center ng iyong paaralan para sa tulong sa paghahanda ng mga resume at paggawa ng mga kunwaring panayam
  • Suriin ang mga posting ng trabaho sa Indeed , Glassdoor , USAJOBS , at iba pang mga job portal
  • Pansinin ang mga keyword sa mga advertisement ng trabaho. Subukang isama ang mga ito sa iyong resume hangga't maaari. Maaaring kabilang sa mga sikat na keyword ang:
  1. Pamamahala ng Pagsunod
  2. Pamamahala ng Nilalaman
  3. Pagkapribado at Seguridad ng Datos
  4. Digital na Pag-archive
  5. Mga Sistema ng Pamamahala ng Dokumento
  6. Pamamahala ng Nilalaman ng Enterprise
  7. Pamamahala ng Impormasyon
  8. Pag-uuri ng Metadata
  9. Mga Patakaran sa Pagpapanatili ng mga Rekord
  10. Awtomasyon ng Daloy ng Trabaho
Paano Umakyat sa Hagdan
  • Kausapin ang iyong superbisor tungkol sa kung aling mga kurso sa propesyonal na pag-unlad ang maaari mong kunin para sa benepisyo ng organisasyon
  • Humingi ng mga advanced o espesyalisadong sertipikasyon na may kaugnayan sa industriyang iyong kinabibilangan
  1. Halimbawa, ang Microsoft 365 Certified: Fundamentals ay maaaring maging isang mahalagang sertipikasyon kung ang iyong employer ay gumagamit (o gustong gamitin) ang SharePoint Online, OneDrive for Business, at Teams, na malawakang ginagamit para sa pamamahala ng dokumento at kolaborasyon.
  • Isaalang-alang ang pagkuha ng master's degree upang maging kwalipikado para sa isang promosyon.
    Maaaring kabilang sa mga posibleng opsyon ang:
  1. Master ng Business Administration
  2. Master ng Agham sa Pamamahala ng Impormasyon
  3. Master ng Agham Pang-aklatan at Impormasyon
  4. Master ng Agham sa Pamamahala ng Kaalaman
  5. Master ng Agham sa Mga Sistema ng Impormasyon sa Pamamahala
  • Magtatag ng reputasyon bilang isang mahusay na espesyalista na nagpapanatili ng organisado at ligtas na mga bagay-bagay
  • Sundin ang lahat ng alituntunin ng organisasyon, estado, at pederal na may kaugnayan sa privacy ng datos
  • Turuan ang mga empleyado ng iyong organisasyon kung paano pangalagaan nang maayos ang mga dokumento
  • Makilahok sa mga propesyonal na organisasyon tulad ng ARMA International o ng Institute of Certified Records Managers upang makipag-network at matuto tungkol sa mga bagong oportunidad
  • Magboluntaryong tumanggap ng mas maraming responsibilidad, kabilang ang pangangasiwa sa iba
  • Maghanap ng isang taong handang magbigay ng payo sa iyo tungkol sa pag-unlad sa iyong karera
  • Isaalang-alang ang paglipat o paghahanap ng trabaho sa mas malalaking organisasyon upang mapaunlad ang iyong karera
Mga Inirerekomendang Tool/Resources

Mga website


Mga libro

  • Pagkontrol ng Dokumento: Siklo ng Buhay at ang Hamon sa Pamamahala, ni Dawit Kassa
  • Pagkontrol ng Dokumento sa Inhinyeriya, Korespondensya at Pamamahala ng Impormasyon para sa Lahat, ni Huw Grossmith
  • Sharepoint: Mahusay na Pamamahala ng Dokumento, Pagkontrol ng Bersyon, at mga Library sa Sharepoint, ni Lynn Brown 
Plano B

Ang mga Espesyalista sa Pamamahala ng Dokumento ay mga pangunahing manggagawa sa anumang organisasyon, ngunit kung naghahanap ka ng ilang alternatibo, tingnan ang ilan sa mga kaugnay na trabaho sa ibaba!

  • Tagapamahala ng Mga Serbisyong Pang-administratibo   
  • Analyst ng Computer Systems
  • Administrator ng Database
  • Arkitekto ng Database
  • Teknolohista ng Impormasyon sa Kalusugan at Tagapagrehistrong Medikal
  • Information Security Analyst
  • Analyst ng Pamamahala
  • Espesyalista sa Medical Records
  • Software developer
  • Tagapangasiwa ng Web

Newsfeed

Mga Tampok na Trabaho

Mga Online na Kurso at Tool