Mga spotlight
Administrative Manager, Office Administrator, Office Coordinator, Office Supervisor, Executive Assistant, Operations Manager, Office Director
Anuman ang kanilang misyon, ang lahat ng mga organisasyon ay kumplikado at nangangailangan ng napapanahong pagkumpleto ng isang milyong iba't ibang "behind-the-scenes" na mga gawain. Karamihan sa mga organisasyon ay may hindi bababa sa isang dedikadong administratibong tao na humahawak sa mga function na ito—isang Office Manager!
Tumutulong ang mga Tagapamahala ng Opisina upang matiyak na ang mga tungkulin sa opisina ay isinasagawa nang maayos at mahusay. Maaari silang magsagawa ng mga tungkuling administratibo o badyet, o pamahalaan ang mga isyu sa human resources at mga operasyong nauugnay sa pasilidad. Sa pangkalahatan, nakikipag-ugnayan sila sa maraming departamento at kadalasang nagsisilbing isang uri ng sentralisadong hub para sa maraming proseso at proyekto!
Ang kanilang tungkulin ay nangangailangan sa kanila na magsuot ng maraming sumbrero, ngunit ang mga epektibong Tagapamahala ng Opisina ay gumagawa ng mga bagay-bagay at gumaganap ng malaking papel sa paghubog ng kultura at klima sa lugar ng trabaho. Ang kanilang kakayahang mahulaan at maiwasan ang mga isyu, umangkop sa mga pagbabago, at mag-ayos ng mga daloy ng trabaho ay higit na nakakaapekto sa tagumpay ng organisasyon kaysa sa maaari nilang makuha ang kredito!
- Pagpapanatiling nakasubaybay sa mga gawaing pang-organisasyon
- Nagtatrabaho sa isang malawak na hanay ng iba't ibang mga departamento
- Nag-aambag sa mas magandang kapaligiran sa lugar ng trabaho
Oras ng trabaho
- Ang mga Office Manager ay nagtatrabaho ng mga full-time na trabaho, karaniwang nasa loob ng bahay sa mga normal na oras ng negosyo.
Mga Karaniwang Tungkulin
- Pamahalaan at i-coordinate ang mga pangkalahatang at pang-organisasyong gawaing administratibo
- Mag-draft, magpadala, tumanggap, at tumugon sa mga sulat sa opisina, kung kinakailangan
- Iproseso ang papasok at papalabas na mail at mga paghahatid
- Pamahalaan/ruta ang mga papasok na tawag o tulungan ang receptionist sa paghawak ng tawag
- Subaybayan ang mga imbentaryo ng supply; reorder/restock kapag kailangan
- Gumamit ng mga database upang mag-input at kumuha ng data at magpatakbo ng mga ulat
- Pangasiwaan ang mga proseso ng pagkuha ng IT
- Lumikha ng pisikal at digital na mga sistema ng pamamahala ng mga talaan; tiyakin ang wastong pag-iingat ng sensitibong impormasyon
- Tulong sa pag-aayos ng kalendaryo, paglalakbay at panuluyan, pag-file ng reimbursement para sa mga gastos, atbp.
- Pamahalaan ang mga badyet ng opisina; subaybayan at hulaan ang mga gastos; i-verify ang mga pagbili ng credit card at i-reconcile ang mga buwanang billing statement
- Magreserba at maghanda ng mga silid para sa mga pagpupulong. Tiyaking nasubok ang kagamitan at handa nang gamitin (tulad ng mga speakerphone, mikropono, laptop, projector, presentation pointer, at iba pang kagamitan sa IT o audiovisual)
- Tumulong sa pagpaplano ng mga kaganapan sa organisasyon, kabilang ang pag-order ng sapat na catering, o pagpapadala ng mga permit sa paradahan at pagbibigay ng mga direksyon sa mga panlabas na dadalo, atbp.
- Magtatag ng mga kontrata sa mga vendor at service provider; suriin ang mga invoice para sa katumpakan
- Pangasiwaan ang gawain sa pagpapanatili ng pasilidad at groundskeeping; tiyakin na ang mga patakaran sa kaligtasan sa lugar ng trabaho ay ipinamamahagi at sinusunod
- Ipatupad ang pisikal na kaligtasan at mga pamamaraan ng seguridad ng opisina, tulad ng mga plano sa pagtugon sa sunog at emergency
Karagdagang Pananagutan
- Sumulat at magrebisa ng pangkalahatan at partikular na mga patakaran at proseso ng opisina
- Tumulong sa pagre-recruit, pakikipanayam, at pagkuha ng mga bagong tauhan
- Pangasiwaan ang mga naaangkop na kawani; magbigay ng pagsasanay at feedback
- Magtatag ng mga iskedyul; aprubahan ang bayad na oras ng pahinga; lutasin ang mga interpersonal na hindi pagkakaunawaan
- Makinig sa mga alalahanin ng empleyado at tumulong sa paghahanap ng mga resolusyon
- Tulungan ang mga empleyado sa mga claim sa kompensasyon ng mga manggagawa, kung kinakailangan
Soft Skills
- Katumpakan
- Nakikibagay
- Pansin sa detalye
- Kakayahan sa pakikipag-usap
- Pagiging kompidensyal
- Serbisyo sa customer
- Mabusisi pagdating sa detalye
- Independent
- Inisyatiba
- Mga kasanayan sa pamumuno at pangangasiwa
- Methodical
- Multitasking
- Pagsubaybay
- Organisado
- pasensya
- Pagtugon sa suliranin
- Maaasahan
- Pag-iiskedyul
- Tamang paghuhusga at paggawa ng desisyon
- Pamamahala ng oras
Teknikal na kasanayan
- Pagbabadyet at pagsubaybay sa pananalapi
- Mga prinsipyo sa pamamahala ng mga pasilidad
- Pangkalahatang kaligtasan sa sunog at pagtugon sa emerhensiya
- Pamamahala ng human resources
- Kontrol ng imbentaryo
- pagkuha ng IT
- Kaalaman sa mga pamamaraan ng pamamahala ng opisina
- Kahusayan sa software at kagamitan sa opisina (ibig sabihin, mga computer, printer/scanner/copier, multi-line na telepono, audiovisual equipment, presentation equipment)
- Pamamahala ng mga talaan
- Mga kumpanya ng konstruksyon at engineering
- Mga sentro ng kombensiyon
- Mga korporasyon
- Institusyong pang-edukasyon
- Mga institusyong pinansyal
- Mga ahensya ng gobyerno
- Mga hotel
- Kumpanya ng batas
- Mga kumpanya ng media at paglalathala
- Medikal na pasilidad
- Mga non-profit
- Mga pribadong kumpanya
- Mga ahensya ng real estate
- Mga pasilidad sa libangan
- Mga organisasyong panrelihiyon
- Mga institusyon ng pananaliksik
- Tindahan
- Mga maliliit na negosyo at mga startup
- Mga kumpanya ng transportasyon at kagamitan
Isipin ang isang mahusay na tumatakbong opisina, mula sa napapanahong mga email hanggang sa mahusay na coordinated na mga pulong. Sa kaibuturan nito ay isang Office Manager, ang linchpin na nagsasa-juggle ng maraming tungkulin mula sa pangangasiwa hanggang sa IT! At habang ang trabaho ay tiyak na maaaring magdulot ng maraming stress, hindi ito palaging may katumbas na halaga ng pagkilala.
Ang mga Office Manager ay inaasahang gagabay sa mga proseso at gawain, pamahalaan ang magkakaibang mga koponan, at pagsamahin ang mga bagay-bagay...kadalasan nang walang nakakaalam kung gaano kahalaga ang kanilang tungkulin!
Kailangan nilang manatiling flexible at handang harapin ang mga bagong hamon nang walang gaanong oras sa paghahanda. Kapag ang mga bagay ay hindi naaayon sa plano, maaaring nasa Tagapamahala ng Opisina na magtrabaho nang huli o pumasok sa katapusan ng linggo upang maibalik ang proseso o proyekto!
Sa umuusbong na mundo ng pamamahala ng opisina, ang pagpapanatiling napapanahon ay mahalaga! Ang pamamahala sa malayong trabaho ay isang pangunahing trend, na may malaking bahagi ng American labor force na ngayon ay nagtatrabaho mula sa bahay. Ang mga Tagapamahala ng Opisina ay umangkop upang mapangasiwaan ang mga malalayong koponan at matiyak na ang mga manggagawa ay nakakasabay sa mga gawain habang nananatiling motibasyon.
Binabago ng AI at iba pang mga tool sa automation ang paraan ng paghawak sa hindi mabilang na mga gawain, na pinananatiling abala ang mga Office Manager habang natututo, nagpapatupad, at nagsasanay sila sa iba sa mga bagong pamamaraang ito ng paggawa ng mga bagay.
Samantala, sa bawat industriya ay may mas mataas na diin sa mga napapanatiling kasanayan, kaya sinusubukan ng mga Office Manager na tulungan ang mga organisasyon na manatiling walang papel hangga't maaari . Ilan lamang ito sa mga uso na nakakaapekto sa pabago-bagong larangan ng karera!
Ang mga Tagapamahala ng Opisina ay may posibilidad na maging lubos na organisado na mga indibidwal na may kakayahang mag-multitasking at manatiling nakatutok. Maaari nilang malinang ang mga kasanayang ito mula sa murang edad, marahil sa pamamagitan ng mga aktibidad sa paaralan o dahil sa pagbibigay ng mga responsibilidad at gawain sa bahay. Karaniwang mayroon silang mahusay na mga kasanayan sa pamumuno at pamamahala, na maaaring umunlad sa pamamagitan ng mga ekstrakurikular na aktibidad tulad ng paglalaro ng team sports, halimbawa!
- Ang mga Tagapamahala ng Opisina ay dapat na karaniwang may diploma sa mataas na paaralan o katumbas. Ang isang degree ay hindi kinakailangan para sa lahat ng mga posisyon, ngunit ang isa ay maaaring makatulong upang tumayo mula sa kumpetisyon!
- Ang isang malakas na kumbinasyon ng nauugnay na karanasan sa trabaho at mga kredito sa akademya ay maaaring ang pinakamahusay na mapagpipilian upang maging kwalipikado para sa isang trabaho sa Office Manager
- Maaaring kumpletuhin ng ilang manggagawa ang isang programa sa sertipiko ng Office Administration & Technology, o kumuha ng business administration at mga klase sa IT sa isang community college
- Depende sa kung saang industriya naroroon ang opisina, ang mga nauugnay na bachelor's degree major ay maaaring kabilang ang negosyo o pampublikong pangangasiwa, pangangasiwa ng mga serbisyong pangkalusugan, pamamahala ng human resources, pamamahala ng hospitality, edukasyon, paralegal na pag-aaral, o mga sistema ng pamamahala ng impormasyon
- Maaaring kabilang sa mga karaniwang klase sa antas ng kolehiyo ang:
- Accounting
- Pagsusulat ng negosyo
- Baguhin ang pamamahala
- Pag-ayos ng gulo
- Mga paksa ng Diversity, Equity, at Inclusion
- Mga mahahalagang serbisyo sa customer
- Cybersecurity
- Epektibong mga kasanayan sa komunikasyon para sa mga tagapamahala
- Mahahalaga sa pamamahala ng mapagkukunan ng tao
- Mga pangunahing kaalaman sa pamumuno
- Pagpaplano ng kaganapan
- Mahalagang paghahanda
- Mga dinamika ng organisasyon
- Mga personal na pag-unlad
- Mga pangunahing kaalaman sa pamamahala ng proyekto
- Pamamahala ng mga talaan
- Pamamahala ng relasyon ng supplier at vendor
- Pagbuo ng koponan
- Mga opsyonal na sertipikasyon tulad ng:
- ARMA - Propesyonal sa Pamamahala ng Impormasyon
- Institute of Certified Records Managers - Certified Records Manager
- International Facility Management Association - Propesyonal sa Pamamahala ng Pasilidad at ang Sertipikadong Tagapamahala ng Pasilidad
- Maghanap ng isang programa na nag-aalok ng sapat na mga espesyal na kursong nauugnay sa pangangalaga sa lupa at lupa
- Isaalang-alang ang halaga ng matrikula, mga diskwento, at mga oportunidad sa lokal na iskolarship (bilang karagdagan sa tulong na pederal)
- Isipin ang iyong iskedyul at kakayahang umangkop, kapag nagpapasya kung mag-enroll sa isang on-campus, online, o hybrid na programa
- Tingnan ang mga background sa akademiko at trabaho ng mga miyembro ng faculty. Suriin ang kanilang kasalukuyang pananaliksik at mga sinulat, at tingnan ang mga parangal na maaaring natanggap nila o mga tagumpay na kilala nila
- Tingnan ang mga rate ng pagtatapos, mga istatistika ng paglalagay ng trabaho, at kung ano ang pinagkakaabalahan ng mga alumni
- Sa high school, mag-stock ng English, speech, communications, accounting at finance, at computer classes
- Makilahok sa mga ekstrakurikular na aktibidad kung saan makakakuha ka ng karanasan sa pamamahala ng proyekto at bumuo ng mga kasanayan sa pagtutulungan at pamumuno
- Maghanap ng mga internship na nauugnay sa opisina, mga part-time na trabaho, o mga proyektong boluntaryo habang nasa kolehiyo. Anumang karanasan na maaari mong makuha ay magiging kapaki-pakinabang sa ibang pagkakataon
- Humiling ng isang panayam sa impormasyon sa isang nagtatrabahong Office Manager sa iyong lokal na lugar
- Kung ayaw mong kumuha ng buong bachelor's degree, isaalang-alang ang pagkuha ng mga klase sa community college
- Maaari mo ring patumbahin ang ilang online na kurso mula sa Udemy , Skillshare , LinkedIn Learning , Coursera , o iba pang mga site
- Maghanap ng mga paksang nauugnay sa opisina gaya ng accounting, pagsulat, pamamahala sa pagbabago, paglutas ng salungatan, DEI, serbisyo sa customer, cybersecurity, pamamahala ng human resource, pamumuno, pagpaplano ng kaganapan, paghahanda sa emergency, pamamahala ng proyekto, pamamahala ng mga talaan, mga relasyon sa vendor, atbp.
- Mag-draft ng isang gumaganang resume upang masubaybayan ang iyong trabaho at akademikong mga nagawa
- Sumali sa mga propesyonal na organisasyon upang matuto, magbahagi, makipagkaibigan, at mapalago ang iyong network (tingnan ang aming listahan ng Mga Mapagkukunan > Mga Website)
- Subaybayan ang mga pangalan at impormasyon sa pakikipag-ugnayan ng mga taong maaaring magsilbi bilang mga sanggunian sa trabaho sa ibang pagkakataon
- Kakailanganin mong magkaroon ng karanasan sa isang kapaligiran sa opisina bago makakuha ng trabaho sa antas ng manager. Pag-isipang mag-aplay para sa mga tungkulin bilang isang receptionist, administrative assistant, paralegal, data entry clerk, file clerk, procurement assistant, o human resources manager
- Tingnan ang mga portal ng trabaho tulad ng Indeed.com , LinkedIn , Glassdoor , Monster , CareerBuilder , SimplyHired , ZipRecruiter , at USAJOBS
- Tandaan ang mahahalagang keyword sa mga pag-post ng trabaho. Gawin ang mga ito sa iyong resume at cover letter
- Nag-aalok ang Jobscan ng listahan ng mga nangungunang kasanayan sa resume ng Office Manager na idaragdag, gaya ng:
- Pansin sa detalye
- Bookkeeping
- Pagbabadyet
- Pag-kalendaryo
- Komunikasyon
- pag-ayos ng gulo
- Pamamahala ng imbentaryo
- Pag-invoice
- Pagpaplano
- Pamamahala ng mga talaan
- Pamamahala ng vendor
- Tingnan ang mga halimbawa ng resume ng Office Manager at maghanap online para sa mga sample na tanong sa panayam
- Sabihin sa lahat sa iyong propesyonal na network na naghahanap ka ng trabaho
- Pag-isipang lumipat sa kung saan may mas maraming bakanteng trabaho
- Tanungin ang iyong mga propesor sa kolehiyo, dating superbisor, at/o mga katrabaho kung handa silang magsilbi bilang mga personal na sanggunian. Huwag ibigay ang kanilang personal na impormasyon sa pakikipag-ugnayan nang walang paunang pahintulot
- Magsagawa ng mga kunwaring panayam sa career center ng iyong paaralan o sa iyong mga kaibigan, para maging handa ka at mas maluwag sa panahon ng mga tunay na panayam
- Magsuot ng angkop para sa mga panayam at ipakita ang iyong sigasig para sa at kaalaman sa larangan
- Matuto hangga't maaari tungkol sa potensyal na employer bago pumunta sa isang interbyu
- Magpakita ng kalayaan, integridad, at pamumuno
- Makipagtulungan sa ibang mga departamento upang makipagpalitan ng impormasyon at ideya
- Tumutok sa pag-master ng iyong pangunahin at pantulong na mga tungkulin. Kapag maayos at mahusay na ang pagtakbo mo, magboluntaryo para sa isang mapaghamong proyekto o gawain na maaaring wala sa iyong mga regular na tungkulin
- Laging maghanap ng mga lugar kung saan maaaring gumawa ng mga pagpapabuti sa kasalukuyang mga daloy ng trabaho
- Paunlarin ang iyong kahusayan sa mga software program na ginagamit mo
- Manatiling pamilyar sa mga naaangkop na patakaran ng organisasyon at mag-alok ng mga mungkahi para sa mga pagbabago kung kinakailangan
- Panatilihin ang isang propesyonal at napapabilang na kapaligiran sa trabaho para sa lahat
- Maging handa para sa mga emerhensiya at tiyaking sinanay ang mga kasamahan sa pinakamahuhusay na kagawian sa pagtugon sa krisis
- Ipaalam sa iyong superbisor na gusto mong kumuha ng karagdagang mga responsibilidad at handa kang sumailalim sa karagdagang pagsasanay, kung kinakailangan
- Palaging subaybayan ang iyong mga nagawa at kontribusyon!
- Magtanong kung may mga partikular na espesyal na kasanayan o sistema na maaari mong matutunan na maaaring makinabang sa organisasyon
- Ipaalam sa kanila na handa kang gawin ang pagsasanay—lalo na kung kayang bayaran ng employer ang halaga ng tuition!
- Makipag-ugnayan sa mga propesyonal na organisasyon tulad ng Institute of Certified Records Managers o ang International Facility Management Association
- Tandaan, kapag nagtatrabaho ka bilang isang Office Manager, ang iyong tagapag-empleyo ay maaaring walang landas para sa pagsulong sa kabila ng posisyong iyon kung ito ay isang maliit na organisasyon. Maaari kang makakuha ng pagtaas, ngunit upang "umakyat" ay maaaring kailanganin mong mag-aplay para sa isang trabaho sa isang mas malaking organisasyon!
Mga website
- American Society of Administrative Professionals
- ARMA
- Association of Executive at Administrative Professionals
- Institute of Certified Records Managers
- International Association of Administrative Professionals
- Internasyonal na Asosasyon sa Pamamahala ng Pasilidad
Mga libro
- The First-Time Manager , ni Jim McCormick
- Ang Bagong Executive Assistant: Exceptional executive office management , ni Jonathan McIlroy
- The Office Rockstar Playbook: Paano Ako Nag-level Up bilang Executive Assistant at Nakatulong sa Aking CEO na Bumuo ng Multibillion-Dollar Company , ni Debbie Gross
Ang mga Tagapamahala ng Opisina ay mga jacks ng lahat ng mga trade, na nakikipag-juggling sa isang malawak na hanay ng mga tungkulin. Sa napakalaking organisasyon, maaaring may mga hiwalay na indibidwal na dalubhasa sa bawat isa sa mga tungkuling ito, kumpara sa isang taong gumagawa ng lahat ng ito. Kung interesado ka sa higit pa sa isang dalubhasang karera, isaalang-alang ang mga opsyon sa ibaba!
- Accountant
- Tagapamahala ng Kompensasyon at Benepisyo
- Espesyalista sa Kontrata
- Estimator ng Gastos
- Executive Assistant
- Tagapamahala ng mga Pasilidad
- Human Resources Manager
- Espesyalista sa Pakikipag-ugnayan sa Paggawa
- Analyst ng Pamamahala
- Meeting, Convention, at Event Planner
- Paralegal
- Administrator ng Postecondary Education
- Property, Real Estate, at Community Association Manager
- Mga Tagapamahala ng Pagbili, Mamimili, at Ahente sa Pagbili
- Tagapamahala ng mga Tala
- Espesyalista sa Pagsasanay at Pag-unlad
Newsfeed
Mga Tampok na Trabaho
Mga Online na Kurso at Tool